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フレキシブルオフィス選びの5つのポイント


 

フレキシブルオフィス選びの3つのポイント


業務に必要なオフィス家具・会議室・インターネット回線などを完備した「フレキシブルオフィス」。気軽に借りることができる自由度の高さから、業種や企業規模を問わずさまざまな企業に利用されています。これからフレキシブルオフィスを活用して起業や独立開業、支社やサテライトオフィスの開設、BCP対策のオフィス開設、短期プロジェクトルームなどを検討している方に向けてフレキシブルオフィスを選ぶポイントについてご紹介いたします。

目次
1.立地・ビルグレード・賃料
2.拠点数
3.プランの柔軟性
4.セキュリティ
5.オプションサービス

1.立地・賃料

立地・賃料

フレキシブルオフィスの選び方で、第一に重視したいのは「立地・ビルグレード・賃料のバランス」です。

フレキシブルオフィスは多くの場合、立地やビルグレードによって賃料に差が生まれます。通常ですと、一等地にあるハイグレードビルのフレキシブルオフィスはそうでないフレキシブルオフィスに比べて賃料は高くなります。しかし、賃料を下げるために一等地を避けることを重視するあまり営業活動上アクセスが不便なエリアを選ぶと、賃料とは別に交通費などの余計なコストが発生しかねません。また、立地にこだわる代わりにビルグレードを下げることで賃料を抑えるという考え方もありますが、ビルグレードは顧客の信頼や安心感を高める一つのツールとなるので、多くの来客を想定しているのであればビルグレードも重視したほうが良いでしょう。

このように、ご自身のビジネスにあわせてオフィスに戦略性を持たせるためにも、賃料だけではなく立地やビルグレードを考慮することが必要です。

2.拠点数

 

拠点数

フレキシブルオフィスは様々な選択肢が増えましたが、複数の拠点を持つフレキシブルオフィスについて、入居者はどの拠点でも立ち寄って仕事ができるようなサービスが一般的なものになりつつあります。

 

テレワーク用のサテライトオフィスとして拠点数が多いと様々なメリットにつながります。出張や外出時の際は立ち寄ることで時間やコストを有効活用することにつながり、従業員の自宅からアクセスが良い拠点でいつでも利用できるようにすれば福利厚生や人材獲得にも貢献します。

 
拠点数が多いということは多くの企業にとって重宝するポイントとなるでしょう。
 

3.プランの柔軟性

 

プランの柔軟性

フレキシブルオフィスは、ただオフィスとしてのスペースを借りられるだけではなく、さまざまなオプションサービスが用意されています。

 

起業や独立開業時、あるいは新しい事業や支社の立ち上げ時は様々な事態が想定されます。いかなるビジネスの状況にも対応できるように、プランそのものに柔軟性があるということは安心感があります。プランの柔軟性について具体的には以下のようなことがあります。

 

オフィスの種類:
フレキシブルオフィスは「専有の個室オフィス」を「良い立地のハイグレードビル」に「低コストでコンパクトに持つ」ことができるという点で支持されていますが、さらにコストを重視した場合、オフィススペースをバーチャルオフィスや専有デスクにする、ということがフレキシブルオフィスによっては可能です。バーチャルオフィスとは一般的にはビジネス用のアドレスを取得することができるサービスを指します。また専有デスクは、比較的オープンなスペースに自分専用の固定デスクを持つことができ、かつ、ビジネス用のアドレスとして使うことができるようなサービスを意味しています。
まずはバーチャルオフィスや専有デスクでスタートして、コストに余裕ができてからフレキシブルオフィスにグレードアップするという戦略を取ることができるので、オフィスの種類に選択肢があることは重要な要素といえます。

 

契約期間:
1か月単位の短期から利用できるフレキシブルオフィスがあります。テストマーケティングや新しいエリアに進出する場合、短期プロジェクト用にオフィスが必要で状況に応じて延長する可能性がある場合などといった不確実性がより高いビジネス状況において、コストを無駄にすることなく、早くオフィス環境を持てるので非常に使いやすいでしょう。

 

スペースの拡張・縮小や移転:
増員などによってオフィスが手狭になることはどんな企業でも想定されます。同じ拠点内で大きな部屋に移動することができるフレキシブルオフィスだと、わざわざ他のオフィスに移転する必要はありません。また、フレキシブルオフィスによっては入居拠点から別の拠点に移転することができます。営業活動上、エリアを変えたほうがメリットになるようなケースでは非常に役立ちます。煩わしい移転準備やコストを全てカットすることが可能です。

 

以上のように、必要なときに必要なスペースを低リスクで持つことができるというプランの柔軟性は、ビジネスを大きく飛躍させるために大きな助けとなるでしょう。

 

併せて読みたい:
-フレキシブルオフィスで法人登記、口座開設などは可能!その注意点は?
-フレキシブルオフィスとバーチャルオフィスの違いは?
-オフィスの開設や拡大・縮小移転にも最適、フレキシブルオフィス・コワーキングでコスト削減

 

4.セキュリティ

 

セキュリティ

フレキシブルオフィスを選ぶときは、必ずセキュリティレベルを確認してください。フレキシブルオフィスの建物には多くの人が出入りする上、会議室などの設備は共用となります。そのため、セキュリティの確保が非常に重要です。
 
まず、どの程度のセキュリティ対策がなされているかを確認しましょう。建物全体の管理や入退室システムの有無などの情報は、契約前にチェックできます。特に24時間出入り可能なオフィスであれば、入退室管理が徹底されているオフィスを選んだ方が良いでしょう。
 
また、フレキシブルオフィスのセキュリティ対策以外にも、利用者自身の対策も必要です。もし共用設備に機密書類などを放置してしまった場合、情報漏えいに直結してしまうため、フレキシブルオフィスを利用する側の情報管理も徹底しましょう。
 

5.オプションサービスの充実

 

オプションサービスの充実

フレキシブルオフィスは、ただオフィスとしてのスペースを借りられるだけではなく、さまざまなオプションサービスが用意されています。
 
例えば、指定番号への電話の転送、宅配物の受け取り・転送、お茶出しなどの来客対応や登記代行など、1人でもスムーズなオフィス運営を可能とするオプションサービスを提供しています。オプションサービスは、月々の賃料にわずかな金額をプラスすれば利用できることが多いので、独立して起業しようとする方、SOHOでオフィスを構えたい方は、大いに活用してみましょう。
 
また、フレキシブルオフィスによって提供するオプションサービスは異なりますので、あらかじめ必要なサービスを見極めておくことが大事です。オプションサービスを上手に利用できれば、低コストで高機能なオフィスを持つことができるでしょう。

 

この記事の執筆者:
日本リージャス株式会社

リージャスは、国内最多の170拠点以上でレンタルオフィスを展開。いずれも都市を代表するシンボルタワーや、駅前など一等地のハイグレードビルの中でレンタルオフィスを運営。このブログではレンタルオフィス・フレキシブルオフィスに関する様々な情報を皆様に提供していきます。



 


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