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会社を設立すると、様々な手続きや取引の際に登記簿謄本の提出を求められます。
登記されている項目に何らかの変更があった場合は、早急に変更手続きを行なう必要があり、登記簿謄本の内容を正確に理解できていないと、トラブルにつながりかねません。
そこでこの記事では、法人の登記簿謄本の種類や取得方法、その記載内容や変更方法について詳しく解説します。
登記簿謄本の内容を正しく理解するためには、登記簿謄本がどのようなものかということを知っておく必要があります。ここでは法人登記簿謄本の種類や内容、登記事項証明書との違いについて解説します。
まずはじめに「登記」とは、法律で定められた一定の項目の内容を誰もが確認できるように公示する法制度の一つです。
この公示された情報を紙に記載したものが「登記簿謄本」となります。
「登記簿謄本」には、主に法人登記簿謄本と不動産登記簿謄本の2種類があり、不動産登記簿謄本は不動産の表示や権利（所在地や地目、種類、所有権や抵当権の状況等）を記載したものとなります。
これに対し、法人登記簿謄本は、法人や組合の商号や本店、資本金などといった法人等に関する重要事項が記載されたものとなります。
現在、登記された情報は電子データとして管理されており、登記簿謄本は「登記事項証明書」という名称に変更されていますが、記載されている内容は以前の登記簿謄本と同じものとなります。
取得できる登記事項証明書は全部で4種類あり、それぞれで確認できる内容が異なります。
現在事項証明書には、商号・本店・目的・発行済株式の総数・資本金・役員などといった現在の法人に関する有効な登記事項が記載されています。
通常、登記簿謄本や登記事項証明書という場合には、これを指します。
履歴事項証明書とは、現在の会社の情報に加えて、「交付請求日の3年前の年の1月1日以降」の登記情報が記載されたものです。
現在事項証明書にも、会社の商号と本店所在地については1つ前までの情報が記載されていますが、それ以前の履歴や他の項目について調べるときに利用されます。
「閉鎖事項証明書」とは、合併や本店移転、その他の理由により閉鎖された登記記録を記載したものです。
また、交付請求日の3年前の年の1月1日以前の登記情報は閉鎖されてしまうため、これらの情報を確認したい場合にも閉鎖事項全部証明書を取得します。
会社の代表者の代表権に関する事項で、現に効力を有する事項を記載したものです。
代表者の資格を証明する資料として利用することができます。
法人の登記簿謄本は、必要な手数料を納めれば、誰でも、どこの法務局でも取得できるだけでなく、郵送やオンラインによっても入手することができます。しかし、それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、状況にあった方法で取得するようにしてください。
法務局の窓口で登記事項証明書を取得する場合は、法人係の窓口に備えられた請求用紙に以下の内容を記載して、謄本請求窓口に提出します。
なお、以前は謄本の取得は、その登記を提出した法務局でしかできませんでしたが、現在ではオンライン化が進んだことから、どこの法務局からでも法人の謄本を取得することができるようになっています。
法人登記簿謄本を申請してから発行されるまでの時間は、10分～20分が目安です。
なお、法務局の窓口に証明書発行請求機が設置されている場合には、これを操作することにより、登記事項証明書等交付申請書を作成することができます。その場合には、登記事項証明書等交付申請書を記載する必要はありません。
法人の登記事項証明書は、謄本請求書や手数料分の収入印紙、返信切手を同封して郵送で申請することもできます。
封筒には下記を同封しておきます。
法務局によっては、謄本が返送されるまで1～2週間程度時間がかかる場合があるため、あらかじめその分の時間を見込んで請求する必要があります。
登記事項証明書は、オンライン申請（「かんたん証明書請求」）でも取得することができます。
電子証明書不要でオンライン申請することで、会社の事務所や自宅から証明書を請求することができ、手数料も割引となります。
「かんたん証明書請求」の利用時間は、8:30～21:00までとなります。
① 申請者情報の登録
・登記・供託オンライン申請システムのトップページから申請情報登録をクリック
・利用規約に同意
・IDやパスワード、氏名・住所などを入力して、申請者に関する情報を入力
・登録完了の画面が表示されたら登録完了
② 請求書の作成
・登録完了ページからログイン
・会社の選択方法の画面で「オンライン会社・法人検索」をクリック
・請求したい会社の商号や本店、会社法人等番号※で会社を検索し、該当のものを入力したら検索ボタンをクリック
※会社法人等番号は、法人番号（13桁）の先頭1桁を除いた12桁の数字
・請求したい会社をチェックして、確定ボタンをクリック
・以降の画面で請求する証明書の種類や通数、受取方法などを選択
なお、請求先は、会社を管轄する登記所ではなく、最寄りの登記所などに変更することもできます。
③ 請求書を送信
・手数料納付に必要な氏名や法人名を全角カナで入力して送信
④ 処理状況を確認して手数料を納付
・処理状況を確認するボタンをクリックし、次に一覧の中から該当の請求の納付ボタンを
クリック
・請求内容を確認して、電子納付ボタンをクリック
・e-Govのサイトが開くので、インターネットバンキングによる電子納付の手続きを行う
オンラインで申請した登記事項証明書は、「窓口」または「郵送」で受け取ることができます。
それぞれの場合の料金は以下のとおりです。
「登記情報提供サービス」は、法務局が保有する登記情報をインターネットを使用してパソコンの画面上で確認できる有料サービスです。
ただし、本サービスはいわゆる登記簿の「閲覧」と同等のサービスであり、登記事項証明書とは異なり、証明文や公印等は付加されません。
したがって、原則、行政等への提出には利用できないため、登記事項の内容の確認のために利用した方がよいでしょう。
利用時間は、8:30～21:00までとなりますが、土曜日、日曜日、国民の祝日及び休日、年末年始には手続きができないため注意してください。
利用にあたっては以下の利用料がかかる他、登録時に登録手数料が必要となります。
公的機関ではありませんが一部の民間会社では、特定のコンビニで登記簿を取得できるサービスを提供しています。
ＰＣ・スマホから申し込むことで、近くのコンビニエンスストアのコピー機を使って、法人の登記情報をプリントアウトする形式となります。
※ 会社や自宅でのプリントアウトに対応している場合もあります。
これにより取得できる情報は、基本的に登記簿謄本と同じものとなりますが、これには証明文や公印等は記載されないため、「公的な証明書としては利用できない」という点に注意が必要です。
したがって、登記事項の内容を手軽に確認することはできますが、公的機関や金融機関へ提出する資料には使用できないということを念頭に置いてください。
なお、住民票等の取得できる公的なサービスとして「コンビニ交付」がありますが、こちらについては登記簿謄本の取得には対応していません。
法人の登記事項証明書は、法務局の業務時間内であればいつでも取得できますが、以下のような場合には取得ができなくなります。
法人の登記簿謄本は、その会社で役員変更や本店移転など、何らかの登記手続きが行われている場合には、その手続きが完了するまで取得できなくなります。
そのため、手続きが完了するまでは、いかなる理由でも、登記簿謄本や会社の印鑑証明書を取得することができません。
登記処理時に登記簿謄本を取得するためには、その手続きが終わるのを待つしかありません。
登記の完了予定日は法務局に確認すれば教えてもらえるので、その完了予定日以降に謄本を取得することができます。
株式会社について、最後の登記の日から12年を経過した会社のことを休眠会社といいます。
この休眠会社に対して、法務大臣は一定期間内に届出をすべき旨を官報に公告することができますが、その期間中に届出がないときは、期間の満了をもってその会社は解散したものとみなされます。(会社法第472条)
これを「株式会社のみなし解散」といいますが、この手続きが行われた会社や合併、清算結了、破産手続きなどがされた会社については、登記事項証明書が閉鎖されるため、その後は閉鎖事項全部証明書しか取得できなくなります。
法人登記簿の記載内容は、株式会社と合同会社で異なります。
また、会社によっては特別な項目を登記していることもあるため、同じ会社であってもその内容が異なることがあります。
ここでは、一般的な株式会社と合同会社の登記簿謄本に記載される内容についてご説明します。
商号
株式会社〇〇〇◯
本店
東京都◯◯区◯◯ ◯-◯-◯
※ なお、会社の本店については、通常の事務所に限らず、レンタルオフィスなどでも会社の登記ができるところがほとんどです。経費削減などをメインでお考えの場合には、このようなフレキシブルオフィスの利用も検討しましょう。
併せて読みたい:
起業前に確認！レンタルオフィスのメリット・デメリットとは？
公告をする方法
・官報に掲載する方法により行う
・日刊新聞に掲載する。
・電子公告を行う
※ ここの部分については会社により文章の表現が異なることがあります。
会社成立の年月日
令和◯年◯月◯日
※ ここには会社を設立した年月日が記入されます。
目的
1.飲食店業
2.コンサルティング業
3.人材派遣業
4.不動産の売買・仲介・管理並びに賃貸業
5.前各号に附帯する一切の事業
※最後の項目は、通常「附帯事項項目」といわれるもので、これがあれば目的に記載されていなくとも関連のある事業を行うことができるため、必ず入れておくことをおすすめします。
発行可能株式総数
◯◯◯株
※ 発行可能株式総数とは、会社が最大限発行できる株式の数となります。この枠を超えて株式を発行する場合は、枠を増やす定款変更が必要となります。
発行済株式の総数並びに種類及び数
発行済株式の総数 ◯◯◯株
※ 発行済株式総数とは、会社が現在発行している株式数です。発行可能株式総数の範囲内で発行する必要があります。
株券を発行する旨の定め
当会社の株式については、株券を発行する。
※ 株券を発行しない場合には記載不要です。
資本金の額
◯◯◯万円
株式の譲渡制限に関する規定
・当会社の株式を譲渡するには、取締役会の承認を受けなければならない
※ 会社に取締役会のある場合には、上記の記載例となります。
・当会社の株式を譲渡するには、株主総会の承認を受けなければならない
※ 会社に取締役会のない場合には、上記の記載例となります。
役員に関する事項
取締役－氏名
取締役－氏名
取締役－氏名
代表取締役－氏名・住所
監査役－氏名
取締役会設置会社に関する事項
取締役会設置会社
※ 取締役会のない場合には記載不要です。
登記記録に関する事項
設立 令和◯年〇月〇日登記
※ ここには会社を設立した年月日が記入されます。
なお、本店移転をした会社の場合には、この箇所には下記のように記載されます。
参考:https://www1.touki.or.jp/pdf/APL42.pdf
商号
〇〇〇合同会社
本店
東京都◯◯区◯◯ ◯-◯-◯
公告をする方法
官報に掲載する方法により行う
会社成立の年月日
令和◯年◯月◯日
目的
1.飲食店業
2.コンサルティング業
3.人材派遣業
4.不動産の売買・仲介・管理並びに賃貸業
5.前各号に附帯する一切の事業
資本金の額
◯◯◯万円
社員に関する事項
業務執行社員－氏名
業務執行社員－氏名
代表社員－氏名・住所
登記記録に関する事項
設立 令和◯年◯月◯日
法人の登記簿謄本は、事業のさまざまなシーンで必要になります。
以下では、登記簿謄本が必要なケースについて具体的に解説します。
登記簿謄本に記載されている内容（登記事項）に変更があったときは、変更登記手続きを行わなければなりません。変更しなければならない登記事項の代表的なものとしては、次のようなものがあります。
変更が必要な項目例
● 商号（会社名）の変更
● 事業目的の変更、追加、削除
● 本店の移転
● 役員の変更
この中でも特に役員の変更手続きは、もっとも頻繁に行われるものとなります。
株式会社の場合は、定款で定めた場合でも役員の任期は最大10年間とされています。
そのため、この期間が到来した場合には、役員の構成に実質的な変化がなくとも役員変更登記をしなければなりません。（このようなケースを役員の重任といいます）
しかし、他の法人形態ではこのような規定がないため、実際に役員の変更が生じるまでは、手続きをする必要がありません。
また、他の項目の変更手続きについては、その必要が生じた都度、行うこととなります。
このような変更登記手続きを行った場合には、「その内容に間違いがないか？」や「漏れがないか？」を確認するため、登記完了後に登記簿謄本を取得します。
事業で資金が必要となった場合には金融機関に融資を申し込む必要がありますが、その際には必ず法人の登記簿謄本を提出します。
この場合には、登記簿の概要を記載した登記事項の要約書ではなく、すべての項目が記載されている登記簿謄本または登記事項証明書を提出する必要があるので、間違えないようにしてください。
また、金融機関によっては提出する登記簿謄本の有効期間が決められているので、その期間のものを取得して提出します。（通常は取得後3～6ヶ月以内のもの）
なお、国に対して補助金や助成金の申請をする場合にも、原則として登記簿謄本の提出が必要となります。
融資と同様、この場合も登記簿謄本の有効期間が定められているのが普通なので、その期間内のものを用意します。
税理士によっては法人の確定申告手続きをする際に、その資料の一部として登記簿謄本の提出を要請されることがあります。
法人が金融機関で新規の口座開設をするときには、登記簿謄本の提出を求められます。
この時に注意しなければならないのが、「提出する登記簿謄本は変更登記の完了しているものを提出する」ということです。
まれに、代表取締役の住所変更やその他役員の変更が生じているのに、その登記をしないまま登記簿謄本を提出してしまうケースがあります。
しかし、このような場合には再度、登記簿謄本を取得しなければならなくなるだけでなく、間違った情報を金融機関へ伝えることとなります。
こうした問題は、有効期間が切れていないからと手元にある謄本を提出するような場合によく起こります。
登記簿謄本を金融機関に提出するときには、期限だけでなく各項目の変更が反映されたものとなっているかについても確認しておく必要があります。
なお、金融機関における手続きでは、口座開設だけでなく法人の住所変更や代表者の変更などについても登記簿謄本が必要となるため、手続きにどのような資料が必要になるかを事前にチェックしておきましょう。
はじめて取引をする企業については何の情報もないため、まずは登記簿謄本を取得して基本的な内容や、相手の言っていることに間違いがないかを確認する必要があります。
企業のホームページに会社情報が記載されていることもありますが、内容が古くなっている、間違っているということもあるため、必ず公的な情報である登記簿謄本で確認することをおすすめします。
とくに、頻繁に商号を変更している、本店移転を繰り返している、役員が交代されているという会社は何らかの問題がある可能性が高いため注意してください。
なお、企業の調査をするときには、現在の登記簿謄本だけで判断するのではなく、不審な点があると感じた際には閉鎖謄本なども取得して過去の履歴についても問題がないかを確かめるようにしましょう。
法人がテナントの賃貸をするときや土地の売買をするときにも、法人の登記簿謄本が必要となるため忘れずに準備しておきましょう。
なお、通常の事務所の契約では家賃が高いことや、保証金や礼金などがかかることから費用が高額となりやすく、開業時の資金繰りが苦しくなる要因の一つとなります。
家賃は開業後もかかり続けるため、経費負担を減らしたいのであれば、レンタルオフィスやシェアハウスなども検討することをおすすめします。
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建設業や古物商、飲食店の営業許可といった許認可の申請をする際にも、法人の登記簿謄本が必要となります。
許認可の申請では登記簿謄本の内容に間違いがあったり、必要な要件を満たしていない場合には、許認可が取得できない、更新ができないということがあるため、最新の内容となっているかについて注意してください。
会社の設立後、登記事項に変更や追加、削除をする必要が生じたときには、その変更等が生じた日から2週間以内に法務局へ変更登記の申請をしなければなりません。（会社法第915条1項）
変更登記の申請は、法人の事務所所在地を管轄する法務局に対して「窓口で申請」、「郵送で申請」、「オンラインで申請」のいずれかの方法で行います。
なお、期限内に変更登記をしなかった場合は、登記懈怠として裁判所から100万円以下の過料（罰金ではない）が科せられる可能性があります。
新規の会社と取引をする場合、一部の会社では、会社の資本金や履歴をよく見せる目的で休眠中の会社を買い取り、自分の作った会社のように見せようとするケースがあります。
しかし、このような会社はもともとは休眠会社であることから、実際の実態はなく、実質的な資本金などもすでに存在していません。
また、実態がないだけでなく詐欺などに利用されることが多いため、取引をしないことをおすすめします。
このような会社は、買い取った休眠会社のすべての項目を変更することから、登記簿の最後の箇所である「登記記録に関する事項」の部分に「〇〇年〇〇〇から移転」と記載されているのが普通です。
そのため、このような記載がされている場合にはその会社の閉鎖登記簿謄本を取ったとき、ほとんどの登記事項が変更された履歴が残っているため、買収した会社かどうかの判断ができます。
なお、通常の会社が本店移転をした場合にも、「登記記録に関する事項」の部分に同じような記載がされますが、単に本店移転だけをしている場合には、その他の項目は変更されていないため見分けることができます。
いずれにしても、登記簿でこのような記載がされている場合にはよく調査し、その会社が通常の会社か、それとも休眠会社を買収したものかを確認しておいた方が安全といえます。
「法人登記簿謄本」とは、法人などの基本的な情報が記載された資料で、現在では「登記事項証明書」という名称に変更されています。
法人の登記簿謄本を取得することで、会社の商号や目的、資本金などその会社の基本的な情報が確認できるだけでなく、必要に応じて閉鎖登記簿謄本なども取得すれば、さらにその会社の過去の履歴を調べることができます。
登記簿謄本の内容は、取引や手続きに大きな影響を及ぼすため、漏れや間違いがないよう正しく手続きするとともに、記載されている内容の正しい見方を覚えてトラブルやミスに備えるようにしましょう。
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
