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従業員同士のコラボレーションを向上させるための手段として、会議室利用の需要がますます高まっています。
テクノロジーの進化に伴い、会議室も急速に変化しています。いまや会議室は、単に話し合いを行うための場所ではなく、チームがコミュニケーションを取るための重要な場として機能しています。
常に時代の先端を行くために、会議室には最新のテクノロジーを搭載したいものです。会議室をフル活用し、生産性の高いミーティングを実現するためには何が必要になってくるのか、ミーティングルームテックの最新トレンドをご紹介します。
１．より良いコラボレーションとコミュニケーションを実現するミーティングルームテックの最新トレンド9
２．会議室が備えるべき主な機能 -ミーティングルームとカンファレンスルームの違い
３．ハイブリッドワークのための会議室活用法
４．まとめ：ハイブリッドワークとミーティングルーム
働き方が変わったことに伴い、職場でのテクノロジートレンドも変化しています。企業は、リモートワーカーやハイブリッドワーカー、そしてクライアントを考慮しながら、デジタルミーティングスペースを作る必要があります。会議はただ出席していればいいという場ではなくなり、参加者は積極的にディスカッションに参加する必要が出てきました。
ハイブリッドワーキングモデルは、バーチャルで行なわれるコラボレーションを再定義し、物理的な距離に関係なく、どこにいるチームメイトにもエキサイティングなワークスタイルを提供します。注目すべき9つの会議室テクノロジーのトレンドをご紹介します。
ビデオ会議のテクノロジーは、企業のコミュニケーションやコラボレーションのあり方に革命をもたらしました。直接会っている人と遠隔地にいる人が同じ会議に参加できるようになったことで、世界中の企業でチームの作業効率が劇的に改善されました。
ZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオ会議プラットフォームは、あらゆる規模の企業で広く利用されています。物理的に同じ空間にいなくても、コラボレーション、アイデアの共有、仕事の遂行を可能にしました。クライアントとコミュニケーションを取る際にも、お互いのオフィスを行き来する必要がなく、費用対効果に優れた方法です。さらに、高度な音声・映像機能により、タイムラグを最小限に抑えたチームワークが可能になります。
これらのツールにより、参加者はWiFiなどインターネットにアクセスできる場所であれば、世界中どこにいても会議に参加することができ、通勤時間を短縮しながら、参加者間のコラボレーションを促進することができます。
従来は、モニター表示するためのデバイス間をつなぐコードが必要でしたが、ワイヤレスシステムを使用することにより、会議室を安全かつクリーンな雰囲気に保つことができるようになりました。配線に悩まされることなくデバイスが接続できるこのシステムを使えば、コードにつまずく恐れや、接続に費やす無駄な時間を省くことができます。
会議を成功させ、効果的なディスカッションを行うためには、高品質な音響機能が不可欠です。対面での対話が制限されている場合、オンライン会議が避けられないこともあります。電話やオンライン会議では、最高の音質を常に確保することが重要です。
ほとんどの会議では、 事例やプロジェクトの詳細、報告データなど、さまざまな情報を提供するプレゼンテーションが行なわれます。モニターディスプレイやインタラクティブなホワイトボード機能を備えた会議室は、あらゆるビジネスの規模やスタイルにとって非常に有益です。
プレゼンテーションだけでなく共同作業の効率化も図れ、従来のプレゼンテーションよりもダイナミックな演出が可能。複数の参加者が場所に関係なく、リアルタイムでドキュメントの投稿や編集を行うことができます。また、遠隔地や物理的にその場にいない参加者同士のコラボレーションを促進します。
会議室のテックトレンドは、現代ビジネスにおいて、従業員同士のコミュニケーションやクライアントとの交渉方法に革命を起こしています。
タッチスクリーンやインタラクティブなスマートボード、 サウンドバーといった最先端のオーディオ技術などは、コミュニケーションの質と透明性を高めながら、チームが生産的に共同作業を行うための会議室テクノロジーのほんの一例です。
こうした機能はワンタッチでシームレスにコントロールできるため、会議をスムーズに進行させることがこれまでになく容易になりました。
テクノロジーの進化により会議室は、これまで主流だったプレゼンター中心型から、本当の意味でのコラボレーションワークスペースへと移行しつつあります。プロフェッショナルがバーチャルにつながることにより、生産性を向上させることができる場所なのです。
オンライン会議など、バーチャルなミーティングにおけるオーディオとビジュアルの品質が向上し、今では会話中に移動をすることも可能になりました。ハイブリッドワーク体験を向上させる最先端の会議室テックは多彩になり、対面での会議がもたらすあらゆる利点を、バーチャルでも再現することができるようになりました。
会議室は、ビジネスオーナーにワークスペースの柔軟性と利便性を提供するものでなければなりません。社内に会議室が不足している一方で需要が高い今、生産性の高い会議を開催するためには、動き回っても十分なスペースを確保できる大人数用から、1on1の小規模なディスカッション用まで、簡単に変更できるレンタルスペースが求められています。
フレキシブルなミーティングルームは、さまざまなスタイルの会議に対応できるよう、幅や高さを調整できるモジュール家具、調節可能な座席配置、メディア機器などを備えているのが一般的です。あらゆるタイプのイベントに対応できるスペースかどうか、事前にしっかり確認しておきましょう。
会議室セッティングの一環として、室内の照明にも配慮することをお勧めします。照明の不備は、従業員の生産性や健康に大きな影響を与え、頭痛、眼精疲労などの原因になることがあります。一方、オフィスの自然光は、快適な職場環境を作り出し、仕事のパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。
ほとんどのミーティングルーム施設では、照明の明るさを調節でき、開催する会議の種類に応じた適切な雰囲気を作り出すことができます。
企業は、会議室のパーソナライゼーション化を進めています。調査によると、31％のプロフェッショナルが従来の会議室を退屈だと感じ、25％が最先端のテクノロジーを導入することにより、会議室に大きな変化をもたらすことができると考えているようです。
一般的に会議室は、業界によってニーズが大きく異なるため、一概に「これだ」というスタイルやアプローチは存在しません。会議室のデザインは、ミーティングの生産性を高める上で非常に重要な役割を果たします。壁一面の真っ白なキャンバスからカラフルなアクセントやカスタムサインなど、従業員にインスピレーションを与える刺激的でクリエイティブなミーティングルームへと、パーソナライズできる可能性を秘めた会場を探してみてください。
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参加者を適切な会場に案内することが、会議やイベントを成功させるための秘訣です。最適な会議スペースを見つけるためには、最初の下準備が重要です。様々なレンタル会議室をリサーチして、必要な条件がすべて揃っていることを確認してください。
ミーティングルーム： ミーティングルームは、あなたと数人の同僚が一緒にブレーンストーミングをしたり、特定の課題について話し合ったりするのに最適なインフォーマルなスペースです。ほとんどの場合、これらのスペースにはいくつかのテクノロジーが用意されていますが、より多くの参加者に対応するために設計されたカンファレンスルームほど設備が充実していない場合があります。
カンファレンスルーム：もっと大きなスペースが必要な場合、カンファレンスルームがお勧めです。カンファレンスルームは、フォーマルな会議や大規模なミーティングに最適。一人の人間がプレゼンテーションやレクチャーを通じて会話をリードする、教育的な要素を持ったイベントに使用されることもあります。
数年間続いたパンデミックによって、職場が劇的に変化したことは周知の通りです。多くの企業がワークスペースに求められる新しいニーズに応えるため、ハイブリッドワークモデルを活用し、従業員にとってより柔軟なワークスペースを提供しています。しかし、ミーティングルームやカンファレンスルームをチームのニーズに合わせて最適なものにするには、どうすればよいのでしょうか？
従業員が働きやすい環境を実現するためには、フレキシブルなスケジュールを組むだけでは不十分です。コラボレーションを促進するために考え抜かれたスペースを作ることも重要なポイントになってきます。
ハイブリッドワークの場合、ビデオ会議ツールなど会議室の主要な技術を取り入れることが、ミーティングやカンファレンスの成功に重要な役割を果たします。ツールを活用してコラボレーションができるスペースがあれば、参加者が会議室にいても、遠隔地から参加していても、誰もがディスカッションに参加することができます。
また、物理的な（あるいはバーチャルな）ブレイクルームがあれば、従業員はそのスペースで互いに絆を深め、交流を持つことができます。
フロアプラン、会議室のデザイン、デスクの配置など、スペースマネジメントは、従業員が毎日協力し合い、生産性を高めながら心地よく過ごせる環境を確保するための鍵です。ワークスペースを窮屈に感じさせないためにも、参加者が互いに関わり合えるような十分なスペースを用意することが、生産性の高いミーティングにつながります。
ミーティングの効果を最大限に引き出すためには、ビジネスニーズに合った設備を備えた会議室が不可欠です。ワークスタイルにマッチしていることはもちろん、ハイブリッドワーカーやリモートワーカーを結びつける最新の方法を見つけることも重要です。
検討したいミーティングルーム機能
● 薄型テレビ、ホワイトボード、フリップチャート
● ブレイクエリアへのアクセス
● 高速WiFi
● プロジェクター、音響設備
● レイアウトの柔軟性
● お客様をお迎えするプロフェッショナルなレセプション
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―会議だけではもったいない！！ 貸会議室のメリットと有効活用法
働き方改革が進む中、多くの企業でハイブリッドワークが当たり前になっています。新しい会議室テクノロジーの登場により、ミーティングルームやカンファレンスルームは以前よりもはるかに多くの機能を備え、より生産的なコミュニケーションが図れる会議を実現します。
今回ご紹介したテクノロジーにより、参加者は、単に会議に参加するだけでなく、能動的にディスカッションに参加することができるようになります。海外に拠点を持つ企業にとっては、拠点をまたいだ会議やミーティングを計画することは、かつてないほど簡単なことです。
リージャスのメンバーシップがあれば、オフィスの場所を問わず、必要なときに必要な会議室を利用することができます。リージャスでは、お客様のニーズに合わせた会議室をご用意しています。
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―リージャスの時間貸し会議室
Original Article：
-Regus.com
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
