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オフィスに加え、家具やインフラなどの設備、さまざまオプションサービスが付随するレンタルオフィスは、通常のオフィス探しに比べて検討すべき事案が多くなるのが一般的です。
いざ入居してから「こんなはずでは…」ということのないよう、確認しておきたい点を事前に整理しておくと安心です。主だったポイントを見ていきましょう。
都心の一等地にある有名ビルがオフィスと聞くと信頼度が増すように、オフィスのある場所は企業のイメージに繋がります。
通常の賃貸契約では厳しい物件でも、手が届きやすいのはレンタルオフィスの利点の一つ。ステータスアップに役立つ地域にあるかどうかは、チェックしておきたいポイントです。
ビジネス街として知名度を誇る地域、流行に敏感な人が集まる場所として知られる街など、業務の内容に応じて人気の住所があるかを相談してみるのも良いでしょう。
交通機関の利便性、駅からの距離もチェックしておきたいポイントです。
駅から遠い物件の方がレンタル料は安価な傾向がありますが、営業や打ち合わせに出向く際の交通費や、駅までの往復による時間のロスも生じることを考えると、必要経費が安く済むと一概には言えません。
またアクセスの良し悪しは、来社する顧客の労力にも反映し、企業の印象にも繋がります。
会議室や給湯室など他社との共有スペースがある、広いオフィスを仕切って共有するといったレンタルオフィスの場合、建物自体のセキュリティに加え、自社のスペースや所有物を守るためのセキュリティの充実度も確認しておくと安心できます。
他社と共有するタイプのオフィスであれば、キャビネットが施錠できるか、プライバシーが確保できる空間があるかなどは押さえておくとよいでしょう。
スペースの数や広さに加え、椅子やテーブル、ホワイトボードやスライド用スクリーンなどの設備内容の確認は基本中の基本。来客と使うことも多いスペースだけに、一度訪れて実際の雰囲気を掴んでおくとより安心です。
申し込みの期日や方法などは使い勝手に直結しますので、利用時の手続き方法も事前に確認しておきましょう。
また比較の際には、単純なスペースの数ではなく、会議室の数に対し使用する権利を有する会社がいくつあるかを比べることもポイントです。
レンタルオフィスの契約は、通常の不動産の賃貸とは違い利用契約の場合が多くあります。
また一方で個室タイプのオフィスの場合、賃貸契約となるケースもあります。利用するプランで結ばれる契約の種類、その特徴は把握しておくべきポイントです。
また利用できる時間や対象者といった制限、使用するオプションについてなど、単なる部屋の賃貸とは異なる条項が盛り込まれるのもレンタルオフィスの契約の特徴です。気になる点は細かな部分まで事前に確認しましょう。
事業規模に応じてスペースの拡大や縮小が容易な点は、レンタルオフィス大きなメリットの一つですので、契約後のスペース規模の変更が可能かどうかチェックしておきたいところです。
最低限必要な契約期間の有無、解約時の申請方法や必要な費用の有無など、解約時の手続きについても忘れずに確認しておきましょう。
設備の充実はレンタルオフィスの魅力の一つです。
家具であればデザイン、IT機器であれば年式やメーカーなどもチェックしておきましょう。特にIT機器や設備は、新しい技術の取り入れに積極的か否かで環境に差が出やすい部分です。
たとえばテレビ会議の設備を備えた会議室があれば、交通費や移動時間をかけずに世界中の人と対面で打ち合わせることが可能になります。
他社と共有することで、自社のみで導入するには高コストな設備も利用できるのはレンタルオフィスの長所です。
オプションサービスの内容は、プランなどによって非常に幅があります。
たとえば会議室や備品でも、利用頻度により追加料金が発生する場合、回数に制限が設けられている場合などさまざま。利用したいサービスの価格も含めてオフィスに費やす経費と捉え、コストパフォーマンスの良い物件を見つけたいものです。
また特にチェックしておきたいオプションの一つに、受付や電話対応のスタッフの有無があります。有能で信頼できる人材を探すのは非常に労力を要する作業のため、その手間を省けるオプションは重宝されるケースが多くあります。
通常の不動産の賃貸プラスアルファのチェックポイントがあるのがレンタルオフィスの契約です。
質問事項を書き出す、メールやファクスで事前に回答を得ておき打ち合わせで補完するなどして、疑問点はしっかり解消しておきたいものです。
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
