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従来のオフィススペースからコワーキングスペースへ、本社移転をする企業が増えています。しかし、コワーキングスペースに本社移転をするメリットは何なのでしょうか？ まずは、コワーキングスペースがどんな場所なのかを正しく理解して、貴社にとって最適なオフィスソリューションかどうかを見極めてください。
１．コワーキングスペースとは？
２．なぜ今コワーキングスペースなのか？
３．快適なコワーキング体験のための必須条件
４．スムーズにコワーキングスペースへ移転する方法
５．まとめ：リージャスのコワーキングスペースに移転する
コワーキングスペースは、必要なときにオンデマンドで使えるホットデスクだけでなく専用ワークスペースも用意されており、どんな働き方にも柔軟に対応することが魅力です。
これまで企業規模にかかわらずオフィススペースの維持には膨大な費用がかかっていましたが、コワーキングスペースでは一般的に長期契約の必要がなく、オフィスレンタル料にITサービスや清掃コストなどの諸費用も含まれたワンパッケージで提供されます。企業にとっては煩雑な事務処理が軽減される上、支払いが一括で済み、コスト削減にも繋がります。
コワーキングスペースのメリットは、コスト面や柔軟性だけではありません。施設内で行なわれるカンファレンスやネットワーキングイベント、ワークショップなど、バラエティに富んだ催し物に参加できる他、カフェやレストラン、ジム、託児所など、施設内サービスにアクセスすることも可能です。
新しいスタートアップ企業であれ、100年以上続く老舗の大手企業であれ、従業員との完璧なハーモニーを産み出すには、それぞれのカルチャーに合ったオフィス環境を見つけ出すことが重要です。
まずは、貴社のビジネス内容、企業理念、カルチャー、そして従業員ニーズを思い浮かべてみてください。従業員はクリエイティブな環境の方が成長するでしょうか？ 忙しくスピード感のある環境と、静かで落ち着いた環境、どちらの方が従業員の生産性が上がるでしょうか？
まず、貴社のビジネスに何が必要かを理解することが、最適なコワーキングスペースを見つける近道です。
コワーキングスペースへの本社移転に伴い、貴社のビジネスを取り巻く環境はガラリと変わります。同時に新しい課題も出てくるでしょう。スムーズな本社移転を実現するためにも、以下の3つのポイントを考慮する必要があります。
◆綿密なプラン
◆移転前の準備
◆従業員とのコミュニケーション
ハイブリッドワーキングの導入を検討しているものの、どこに移転すればよいかわからないという方には、世界No1の拠点数を誇るリージャスのグローバルネットワークが便利です。リージャスのメンバーシップにご登録いただくと、世界120カ国にあるコワーキングスペースはもちろん、ビジネスラウンジやプライベートオフィスなどにアクセスできるようになります。
同じ志を持つプロフェッショナルと空間を共有するコワーキングスペースの他、プライベートオフィスなど多彩なプランから、貴社の事業規模やビジネスプランにマッチしたソリューションをお選びください。
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コワーキングスペースの利用を決定する前に、以下の条件をチェックしましょう。
ビジネスの拠点となる場所は？ 従業員やクライアントがアクセスしやすいのはどのエリアでしょうか？ マルチエリアでのレンタルを検討している場合は、従業員のワークライフバランスを考慮し、本社機能とは別に、自宅近くで働けるようサテライトオフィスとしてコワーキングスペースを利用するのもおすすめです。
会議室、ジム、カフェ、シャワー、プリンターやシュレッダーなどのOA機器、高速インターネットアクセスなど。事前にアメニティの充実度をチェックし、貴社のビジネスと従業員にとって何が最も重要か考慮しましょう。必要な設備もあれば、中には「あったらいいな」程度の設備もあるはずです。
共有ワークスペースは、居心地がよく、プロフェッショナルな雰囲気に溢れ、チームが生産的に働ける場所であることが重要です。
CCTVカメラの有無や会員限定アクセスなど、新しいワークスペースを決める際にはセキュリティレベルのチェックは欠かせません。信頼できるメンバーやクライアントだけがアクセスできるよう対策が行われているかどうか、事前に確認しておきましょう。
コワーキングスペースを選ぶ際には、集中して業務を行うためのプライベートスペースや、ネットワーキングや休憩のためのゲームルームといった共用スペースなど、さまざまなオプションや設備を備えているところを選ぶとよいでしょう。
チームメンバーによって、オフィスに求めるものは異なるかもしれません。チームの大多数が最も快適と感じる環境や設備はどんなものなのでしょうか？
共用エリアとプライベートワークスペースの距離も考慮しましょう。共有エリアが近くにあれば、専門的なコラボレーションやネットワーキングを促します。また、従業員がデスクを離れ、共有スペースで息抜きをすることで、ワークライフバランスの向上にもつながります。
コワーキングスペースへの移転が決まったら、ビジネスやチームの成長に必要な設備やサービスを検討しましょう。多くのコワーキングスペースには、共有スペース、休憩スペース、ヨガ教室などを行うイベントスペースなどが併設されています。
施設内のカフェや郵便サービスを代行する窓口、印刷機器、必要なときに利用できる時間貸しの会議室などはもちろん、中にはシャワー付きジムや共有キッチンを備えたコワーキングスペースもあります。
さらに、施設内のアクセシビリティも重要です。バリアフリーのエントランス、エレベーター、トイレはありますか？ こうした設備は将来の従業員やクライアントにとって必要不可欠なものです。
移転先のコワーキングスペースを何人の従業員が利用するのかを知らなければ、どれくらいの広さのワークスペースが必要なのかを判断することはできません。
ヒアリングを行ってコワーキングスペースへの出社を希望する従業員数を把握し、利用人数に応じた予算を組みましょう。不必要なオフィススペースにかかるコストを削減できます。
リモートワークやハイブリッドワークは、多くの企業にとってもはや当たり前の働き方となっています。このような働き方を採用するために、従来のオフィススペースからコワーキングスペースへの移転を検討している際には、ロケーションを考慮し、従業員がより柔軟にワークスケジュールを組めるようにしましょう。
通勤時間が長い社員や家事・育児などとの両立が難しい社員には、リモートワークとコワーキングスペースをバランス良く利用できる柔軟な働き方を提案することにより、健全なワークライフバランスを促進することができます。
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コワーキングスペースへの移転が決まったら、プロセスを円滑に進めるために緻密なプランを立てましょう。
コワーキングスペースという新しいオフィス環境に従業員がスムーズに適応できるよう、移転する前に十分な時間を用意します。不安を抱えている従業員がいれば相談に乗り、コワーキングスペースと従来のオフィススペースの主な違いを丁寧に説明してください。
従業員が安心して業務を始められるよう、オフィス環境の変更点を強調します。たとえば、従来のオフィスで専用キッチンを使用している場合には、コワーキングスペースで他社のスタッフとの共有が前提となることを説明しておかなければなりません。
従業員とコミュニケーションを取り、意思決定プロセスにおいても従業員の意見を取り入れることにより、移転による仕事や私生活で起こりうる混乱を最小限に抑えることができます。
新しいオフィス環境に対する従業員の懸念や見解に耳を傾ける時間をとりましょう。安心してプロセスを進めるためにも、全ての意見を書き出し、懸念事項にどう対処するのがベストなのかアクションプランを立ててください。
移転前にコワーキングスペースがビジネスにどのような変化をもたらすのかを把握し、チームが知っておくと便利な情報は何かを考慮しましょう。
有益な情報をチームに共有することで、新しいワークスペースにスムーズに適応できるようになり、実際の引っ越し作業では従業員からサポートを得ることができるかもしれません。
また、移転先の写真の共有やビデオツアーの開催もおすすめです。これから働くワークスペースを目に見える形で提示することにより、従業員のモチベーションが高まり、不安を払拭することができます。
資料や機材、個人の持ち物などが雑然と置かれたオフィスで仕事したいと思う人は少ないでしょう。新しいコワーキングスペースを選ぶ際には、ロッカーや小型キャビネットなど、利用可能な収納ユニットのチェックも忘れずに行ってください。
収納スペースが十分にあれば、ワークスペースが散らかることなく、私物も安全に保管でき、従業員は生産性を最大限に発揮することができます。
チームがシームレスに仕事をするためには適切なテクノロジーが必要です。高速Wi-Fiへの接続はもちろん、コンピューターからプリンターやプロジェクター、会議用アプリへのアクセスのしやすさなど業務を円滑に進めるためのテクノロジーが提供されるかどうか、事前に確認してください。最新のオフィステクノロジーは、コワーキングスペースへのスムーズな移転を可能にします。
コワーキングスペースに移転する際には、セキュリティにも配慮してください。
自社の従業員のみが出入りする従来のオフィスでは、コンピューターの電源を切り、デスクの上に置いたまま退勤しても問題ありませんでした。しかし、共有のワークスペースで業務を行う場合、パソコンを置いてデスクを離れてしまうと情報漏洩や盗難の恐れがあります。
従業員がノートパソコンやその他のデバイス、私物などを保管できるスペースがあるかどうかを事前にチェックします。また、社内のセキュリティルールを定め、安全に施錠された場所に保管するか、もしくは毎日持ち帰えるよう従業員に周知しましょう。
オフィスの移転は業務と並行してしなければならず、ストレスフルなものです。できるだけスムーズにプロセスを進めるためにも、移転作業中はもちろん、新しいコワーキングスペースでビジネスを軌道に乗せるまでの間に発生するかもしれない不測の事態に備え、余裕を持って準備をしましょう。
クライアントには事前に連絡し、従業員には移転作業中も常にインターネットにアクセスできるサービスを提供します。移転先のコワーキングスペースに到着したら、すぐにWi-Fiや印刷サービス、会議室の予約などができるよう手配する必要があります。
不安な場合は、オフィス移転専門の業者を利用するのも一つの方法です。電話応対サービスなど、移転を容易にするオプショナルサービスの利用もおすすめです。
移転前に、新しいコワーキングスペースの準備が整っているかどうかを確認します。
コワーキングスペースのプロバイダーと日程を調整し、少し余裕を持ったスケジュールを立てておくのがベストです。事前にコワーキングスペースを訪問し、懸念事項や調整が必要な箇所を確認しておくと、移転当日に備えることができます。
現在利用しているオフィススペースのプロバイダーと一緒に、転出プランを立てることも忘れないようにしましょう。そうすることで、スムーズな移行が可能になり、ダウンタイムを最小限に抑えることができます。
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コワーキングスペースへの移転は、スタートアップ企業やダウンサイジングを予定している企業、さらにはコラボレーティブなワークスペースを探している成長企業にとって大きな転機となります。
リージャスでは、お客様の業種や成長プランに沿った最適なコワーキングスペースをご紹介し、安心して移転していただけるようお手伝いいたします。ぜひ一度、リージャスにご相談ください。
Original Source：
-Regus.com
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
