シェアオフィスとは？用途やメリット・デメリット、料金比較や選び方を解説
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オフィス移転の6ヶ月前までにすべきこととしては、次のような作業があります。
まずはオフィス移転の計画を立てる必要がありますが、その際に重要なのが次の2点です。
オフィス移転は営利業務ではないものの、慎重に実行するべき重要なプロジェクトです。責任の所在を明確にし、全社的に移転を推し進めるためにも、初期段階でプロジェクトチームを立ち上げるのが理想的です。
プロジェクトチームが固まったら、決裁権者を交えて「移転の目的」を明確にしていきます。目的を明確化しないことには、候補地の選定ができないだけでなく、計画も行き当たりばったりになってしまいます。
単に「家賃を安くしたい」や「交通の便が良いとこがよいから」といった目先的な理由で決めてしまうと、移転の失敗だけでなく、業務や社員の満足度の低下にもつながることとなります。
そうならないためには、「会社がどうありたいのか？」ということからはじめ、さまざまな点を検討する必要があります。その際には、現状のオフィスの課題や社内の意見を吸い上げることで目的を明確化しやすくなります。
早い段階でスケジュールを作成しておくことも重要です。細かな工程については仮決めにするとしても、開始時期と完了時期、契約予定時期などの重要項目については、はじめの時点でスケジュール化し、逆算的に作業を進めていく必要があります。
加えて、チェックリストを作成しておくことで、工程の見落としや重複を防ぐことができるだけでなく、スケジュールだけではわかりにくい「具体的な作業内容」や「工程の矛盾」を視覚的に把握することができます。
移転の目的やおおよそのスケジュールが決まったら、その工程にあわせて入居するオフィスのイメージや条件をさらに絞り込み、具体化していきます。
移転の目的に対し、自社の人員や経営状況を鑑みて、専有面積、賃料などの項目に優先順位を付けるのが効果的です。
決定した移転の目的やコンセプトにしたがって、新しいオフィスの候補先を選びます。
できれば、この時点までに社内意見などをまとめておくと、候補地選びがスムーズになりやすくなります。また、候補地の選定の際には、立地・交通の便・周囲の環境・共用設備、使用できる時間などに配慮しましょう。
具体的な候補地が決まったら、契約の内容や条件を確認し、問題がなければ賃貸借契約を締結します。
なお、退去時期と入居時期との間に間隔があいてしまうと、仮オフィスの準備や、自宅勤務への切り替えなどが必要になります。煩雑化を避けるため、継ぎ目のない移転スケジュールを立てるのが賢明です。
新オフィスの契約ができたら、現在のオフィスの解約予告通知を行います。
この通知は退去の6カ月前に出すのが一般的ですが、解約予告期間に関する定めについては契約書で確認しましょう。解約予告の期限により、旧オフィスから退去すべき時期が決定します。移転の検討段階から旧オフィスの貸主に報告しておくなどして、齟齬が生じないよう慎重に調整しましょう。
オフィス移転の5～3ヶ月前の段階ですべきこととしては、以下の作業があります。
オフィスの移転先が決まったら、図面にもとづいて机や設備のレイアウト決めや、購入する設備の決定・発注をします。
なお、図面には内壁・中心線・外壁の寸法が表示されていますが、機器等の設置の寸法は内壁で計算しないと入らなくなってしまいます。また、機器の位置決めをするときに、およそでなく正確に寸法を縮尺したもの（発注予定の設備についてはカタログ値を参照）にもとづいて寸法を計算するようにします。
入居予定日に合わせて内装工事業者を決定し、発注します。
フラットなワンフロアの場合は特に問題ありませんが、造作や変形箇所がある場合には、あらかじめ工事の方にレイアウト図を渡しておくことでイメージとのギャップを小さくすることができます。
併せて、レイアウトをもとに設備や備品の発注を進めていきましょう。
内装工事の日程にあわせて、引越し業者の選定と契約手続きを行います。
業者の選定については、複数の業者から見積もりを取り寄せ、比較することをおすすめします。
また、料金だけでなく、サービスの内容や付帯サービスの有無なども確認しておきましょう。
3月〜4月の引越しシーズンには、希望日時で作業ができなかったり、料金が大幅に高くなったりするため、この点についてもあらかじめ考えておく必要があります。
なお、オフィス移転の時には、大量の不用品が生じますが、引越し業者で処分ができない場合には、廃棄物処理業者にも依頼しなければならないことにも注意しましょう。
社員へのオフィス移転スケジュールの告知は、入居予定日の2ヶ月前には終わらせておきます。
なお、その際には個人や課、部単位で処分するものや持ち出すものの確認、それぞれが行う作業などを決めておくようにします。
取引先や関係者にオフィス移転の案内を送付します。
重要な取引先に対してはオフィス移転の2ヶ月前までに、その他の関係者に対してはオフィス移転の1ヶ月前までに手配するようにしましょう。
内装工事は入居予定日の1ヶ月前までには終わらせてくことをおすすめします。内装工事が完了したら、工事の仕様と合っているかを確認し、代金の清算手続きを行います。
設備等の搬入にあわせて、社内LANケーブルの工事やその他のインフラに関する最終的な調整を行います。
工事後は、ネットワーク回線の接続状況やセキュリティー関連の確認も忘れずに行ってください。
オフィス移転後に電気・ガス・水道などが問題なく使用できるかを確認しておきます。
これらはビル一括で契約している場合と、入居者が個別に契約する場合があります。特に、電気が使えないとネットワーク回線やOAインフラの確認が行えないため、事前に確認しておきましょう。
原則として、オフィスや店舗の場合、契約期間中に原状回復工事を行うのが一般的です。工事は旧オフィスの契約期間内に完了するよう計画しましょう。
原状回復工事の時期や期限は物件によって大きく異なりますので、賃貸契約書の記載を必ず確認してください。
また、業者の指定やその他の条件がないかを確認し、業者の指定があるときにはその業者に工事を依頼します。しかし、指定業者が決められていない場合には、自社で工事業者を選定し、貸主の了承を得る必要があります。
原状回復工事では工事の範囲や程度、期間についてよく貸主と確認の上、その指示通りに工事が行われているか業者を監督します。
なお、原状回復にともなって保証金の追加や返還が生じるときには、これらについてもあわせて確認の上、追加金の支払いや返還金の処理などを行います。
オフィス移転作業や回線の設定が終わったら、実際に社員の配置をし、「計画通りの配置になっているか？」、「個々のバソコンが問題なく接続できるか？」、「照明・空調が正常に作動するか？」などを確認します。
ただし、火災報知器などの消防設備については、点検・報告義務の所在を賃貸借契約書で確認しましょう。入居者が義務を負っている場合は、設備士や資格者に依頼しましょう。
オフィス移転が終わった後には、関係する行政等への届出が必要となります。
許認可を受けている事業の場合には、これらの届出をしないと事業に支障が生じたり、過料の対処になったりすることもあるため期限内に行うようにしましょう。
主な届け出先
| 提出先 | 提出書類 | 期限 |
| 税務署 | 異動届出書（1部） | 移動後速やかに |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出（1部） | 移転後1ケ月以内 | |
| 都道府県税事務所 | 移動届出書（1部） | 1ヶ月以内など |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称・所在地等変更届 | 移転日の翌日から10日以内 |
| 年金事務所 | 適用事業所名称/所在地変更（訂正）届 | 移転から5日以内 |
| 公共職業安定所 | 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 移転日より10日以内 |
| 消防署 | 防火・防災管理者選任（解任）届出書 | 内装工事開始の7日前まで |
| 防火対象物工事等計画届出書 | 内装工事開始の7日前まで | |
| 防火対象物使用開始届 | 移転7日前まで | |
| 法務局 | 本店移転登記申請書（移転前・移転後） | 移転日から2週間以内 |
| 郵便局 | 郵便物届出変更届 | |
| 警察署 | 車庫証明の住所変更届 | 移転後15日以内 |
なお、届出には各種の書類が必要となりますが、中には議事録や計画書が必要になる場合もあるため予想外に時間がかかります。
そのため、必要な届出が把握できたら提出書類についても確認し、手続きがスムーズに進むよう準備しましょう。
| 期間 | チェック項目 |
| 6ヶ月前まで | □ 移転の目的の明確化 |
| □ 社内承認手続き | |
| □ 移転プロジェクトチームの立上げ | |
| □ 全体スケジュールの作成（チェックリスト含む） | |
| □ 新オフィスの調査と条件の仮決定 | |
| □ 新オフィスの条件確認と契約手続き | |
| □ 旧オフィスの解約予告の通知 | |
| 5～3ヶ月前 | □ 設備のレイアウトの決定 |
| □ 内装工事や設備・備品の発注 | |
| □ 引越し業者の選定と配送手続き | |
| □ 社員への移転スケジュールの告知 | |
| 2ヶ月前〜 | □ 取引先への案内状の送付 |
| □ 内装・OAインフラ工事や設備等の配置 | |
| □ 電気・ガス・水道等の設備の確認 | |
| □ 原状回復工事の着工 | |
| □ 社員の移転と最終確認 | |
| □ 関係行政への届出 | |
| □ 金融機関への報告 |
オフィス移転により、社員のモチベーションが上がりやすくなるため、業績の改善や効率化などの効果が期待できます。
オフィスソリューションを提供する株式会社オカムラのアンケート調査によれば、回答者の7割以上が「オフィス環境が仕事のモチベーションに影響する」と回答しています。
出典: https://workplace.okamura.co.jp/fity-o/column/033351.html
作業の導線や職場環境が悪いと、逆にモチベーションや生産性の低下につながるため、導線の設計や環境についても十分配慮する必要があります。
現在よりも賃料の安い事務所へオフィス移転する、それまで各地に分散していた支店や支所を統合するなどにより、賃料コストを抑えることが可能です。
ただし、移転先によっては、光熱費や交通費、管理費など見えにくい部分のコストが上昇する可能性もあるため、賃料だけでなくトータルのコストで判断する必要があります。
また、コスト削減をオフィス移転のメインテーマにしてしまうと、上述の通りモチベーション低下や取引先の印象悪化などのリスクもあるため注意が必要です。
コスト削減を優先するのであれば、レンタルオフィスやシェアオフィスなどの利用も検討すべき方法といえます。
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現オフィスのアクセスが悪い場合には、利便性のよい場所に移転することで通勤時間の短縮や交通費の削減が可能です。
ただし、立地を決める際には、単純な距離だけでなく、従業員の居住地とのバランスや取引先へ通う距離なども考慮しておかないと、かえって利便性を下げてしまう可能性があるため注意が必要です。
新しくきれいな事務所にオフィス移転することにより、企業のイメージアップを図ることができます。
また、取引先によいイメージを持ってもらえる、ホームページに掲載したときの見栄えがよくなるなどの効果も期待できます。
新しいオフィスは就職活動をする側からも魅力的なポイントになるため、採用活動を行うにあたっても有利に働きます。
また、設計の段階から研修室や設備を用意しておけば、外部の部屋を借りたり、リースをしたりする必要がなくなるだけでなく、準備にかかる時間や手間の短縮ともなります。
当然ですが、オフィスの移転には、原状回復費や新たな保証金、手数料、引越作業代などのコストがかかります。
また、オフィス移転に伴う古い設備の処分や買い替えの購入費なども発生するため、トータルのコストとしては大きなものとなります。
そのため、オフィスの移転をするときには予備費を含めて十分な予算を確保し、途中で手続きの遅滞や中断がないように計画を立てておく必要があります。
オフィスの移転では、費用だけでなくスケジュールの作成、各所との交渉や契約、社員の移動などといった時間や労力がかかります。
事前にスケジュールを作っておかないと思うようにオフィス移転の作業が進まなかったり、業務ができなくなるだけでなく、オフィス移転が予定通りにいかない場合には、仮事務所を借りたり、退去に伴う違約金が発生するなどのトラブルのもととなります。
通常、オフィスの移転により、社内の雰囲気や使い勝手が大きく変わることにはプラスの要因が多いといえますが、中にはそれをマイナスと感じる方もいます。
たとえば、「レイアウトが使いにくい」などの他、かえって通勤時間が増えたり、消灯時間が早くなる、近所に買い物ができる店が少ないなどが不満の原因になることもあります。
そのため、オフィスの移転時にはこれらの周囲の環境や個々の社員の通勤時間などを十分に調査し、通勤時間の長くなる社員に対しては個別に対応するなどのきめの細かい対応が求められます。
「フレキシブルオフィス」とは、通常の固定型の事務所と異なり、目的に応じた柔軟な利用のできるタイプのオフィス形態をいいます。
通常、オフィスの契約期間は2年以上が一般的ですが、フレキシブルオフィスの場合、1日や1か月という短い期間での利用ができ、自分のプランや用途に合わせて利用できるという特徴があります。
なお、フレキシブルオフィスについての正式な定義はありませんが、主に、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどを指し、実質的には自分専用のスペースがある（レンタルオフィス）と、専用スペースがない（シェアオフィスやコワーキングスペース）の2つのタイプに分けられます。
フレキシブルオフィスには、以下のようなメリット・デメリットがあります。
フレキシブルオフィスは、用途や目的に合わせて以下のような柔軟な使い方をすることができます。
プライバシーや防犯などの関係で自宅の住所を公開したくない場合には、フレキシブルオフィスを利用することで、対外的な住所とすることができます。
また、オフィスの更新期間が来たので退去したが、希望する物件が空くまで時間がかかるといった場合の一時的な事務所とすることも可能です。
数週間〜数ヶ月といった短期間のプロジェクトや、テスト的な事業立ち上げにも、レンタルオフィスのようなフレキシブルオフィスが有効です。
短期間、もしくは期限が決まっていないプロジェクトのために、期間的な制約がある賃貸オフィスを借りるのは現実的でない場合が多いでしょう。
こうした場合にフレキシブルオフィスを契約し、プロジェクト専用スペースにすることで、臨機応変にスペースを確保することができます。
営業先へのアクセスが良いフレキシブルオフィスを契約し、得意先へ出向く際の拠点として活用する例も少なくありません。資料の保管や作業スペースを行動範囲の中心に確保することで移動時間を削減し、営業効率を高める効果が期待できます。
以上のように、フレキシブルオフィスは様々なケースで活用することができ、オフィス移転を検討する際の代案となります。特に、短い期間やグループなどの少人数での利用に強みを発揮しますので、自分なりの利用方法を検討しましょう。
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会社が本店の移転をした時には、以下の理由により、期限内に手続きをする必要があります。
会社が本店を移転したときには、会社法第915条1項により「移転の日から2週間以内に登記手続きをすること」と定められており、この期間内に登記申請をしなかった場合には第976条により100万円以下の過料を課される可能性があります。
オフィスの移転をした時には、すでに元の契約は解約されているため、いつまでもそこに登記を残しておくことは契約違反となります。また、登記が残ったままでは、旧オーナー側としても、次の募集をかけることができなくなってしまいます。そのため、速やかに登記申請をしない場合には、元のオーナーとトラブルになる可能性があります。
登記以外にも、本店の移転後には各種の届出をしなければなりませんが、いずれの場合にもその変更を証明するため、登記事項証明書を提出しなければなりません。そのため、登記手続きをしていない場合には、これらの届出等をすることができなくなってしまいます。
本店の移転の登記は、その移転先が現在の本店を管轄する法務局の範囲内か（「管轄内移転」）、範囲外（「管轄外移転」）かにより、必要な手続きが異なります。
管轄内移転の場合には、現在と同じ法務局あてに1通の登記申請書を提出しますが、管轄外の移転の場合には現在の法務局宛と移転先の法務局宛に2通の申請書を作成して提出します。
| 提出先 | 提出通数 | 登録免許税 | |
| 管轄内移転 | 現在の管轄法務局 | 1通（現在の管轄法務局あて） | 3万円 |
| 管轄外移転 | 現在の管轄法務局 | 2通（現在の管轄法務局あて＋移転先法務局あて） | 6万円(3万円×2) |
本店移転登記手続きをする場合には、以下の書類を作成して提出する必要があります。
融資の審査の際には、これまでの会社の経緯について確認されます。
その際には、本店の移転の経緯についても調べられますが、あまり短期間や頻繁に移転をしているようなケースでは、「何か特別な事情があるのでは？」と勘繰られ、融資や取引に不利になることがあります。
制度融資（信用保証協会の保証のついた融資の一種）とは、都道府県や市区町村などの自治体と信用保証協会、金融機関の3者が協調して行う融資制度です。
この制度融資は、本店所在地のある都道府県または市区町村のものしか利用することができません。
そのため、仮に東京都新宿区の会社が渋谷区に移転した場合には、以降は、新宿区の制度融資は利用できず、渋谷区の制度融資のみとなります。
また、移転先によっては、自分が利用したい制度がない、利用できないということもあるため、移転先ではどんな制度融資が利用できるのかを事前に確認しておく必要があります。
現在、取引先金融機関として信用金庫や信用組合を利用している場合には、その後の融資が利用できなくなることがあります。
信用金庫や信用組合では、あらかじめ営業ができるエリアが決められており、この範囲を超えた地域の企業には融資ができないのが原則となっています。そのため、新宿区のみを営業エリアとしている信用金庫等においては、渋谷区に移転した企業への融資ができなくなる場合があります。
移転に際しては取引先金融機関の営業範囲と、移転先の金融機関について確認し、必要に応じて事前に関係を構築しておく等の策を講じておく必要があるでしょう。
この記事の執筆者:
日本リージャスホールディングス株式会社
世界120カ国、3,300拠点、ユーザー数800万人のネットワークを有するフレキシブルオフィスの最大手、リージャスグループ(IWG社)。その日本国内事業展開を担う日本リージャスホールディングス株式会社は、1998年の事業開始から現在までに47都市、172拠点（2022年6月末時点）を開設してきました。その強みは出店地域の特性に応じて様々なタイプのフレキシブルオフィスブランドを展開している点です。国内のリージャスは、高級ブランド「Signature」(シグネチャー)、コミュニティ型の「SPACES」(スペーシズ)、ハイグレードな「Regus」（リージャス）、リズナブルな「オープンオフィス」、交通機関隣接型「リージャスエクスプレス」の5ブランドを展開し、多くの皆様に快適なフレキシブルオフィスを提供しています。
